ניהול זמן – 11 טיפים מנצחים לניהול זמן שיעזרו לכם להתייעל בעסק
נהלו את זמנכם ביעילות ותהיו יותר פרודוקטיביים בעסק
האם אתה מרגיש צורך להיות יותר מאורגן יותר או פרודוקטיבי יותר?
האם אתה מבלה את היום שלך בטירוף של פעילות ואז תוהה מדוע לא השגת הרבה?
אז הטיפים האלה לניהול זמן הם בשבילך – הם יעזרו לך להגדיל את הפרודוקטיביות שלך ולהישאר ממוקד.
הפנימו שניהול זמן הוא מיתוס
זה הדבר הראשון שאתם צריך להבין לגבי ניהול זמן , שלא משנה כמה אנחנו מאורגנים, תמיד יש רק 24 שעות ביממה, הזמן לא משתנה. כל מה שאנחנו באמת יכולים לנהל זה את עצמנו ואת מה שאנחנו עושים עם הזמן שיש לנו. הפנימו את זה ותעבור כמה שיותר מהר לטיפ הבא.
גלו היכן אתם מבזבזים זמן יקר
רבים מאיתנו הם טרף לבזבזני זמן שגונבים זמן שאנחנו יכולים לנצל בצורה הרבה יותר פרודוקטיבית. מה הם שודדי הזמן שלכם? האם אתם מבלים יותר מדי זמן בגלישה באינטרנט, קריאת דואר אלקטרוני, פוסטים בפייסבוק, הודעות טקסט או שיחות אישיות?
בסקר שנערך בחו"ל, 89 אחוז מהמשיבים הודו שבזבוז זמן בכל יום במהלך יום העבודה:
להל"ן הפירוט:
- 31 אחוז מבזבזים בערך 30 דקות מדי יום
- 31 אחוז מבזבזים בערך שעה אחת ביום
- 16 אחוז מבזבזים בערך שעתיים ביום
- 6 אחוז מבזבזים בערך שלוש שעות ביום
- 3 אחוז מבזבזים בערך ארבע שעות ביום
- 2 אחוז מבזבזים חמש שעות או יותר מדי יום
האם גם אתם מבזבזים זמן באופן קבוע?
קבלו טיפ שיעזור לכם להתגבר ולייעל את זמנכם – מעקב אחר פעילויות יומיומיות עוזר ליצור תמונה מדויקת של כמה זמן אתם מקדישים לפעילויות שונות, וזה הצעד הראשון לניהול זמן יעיל.
צרו יעדים ברורים ל ניהול זמן
זכרו, המיקוד של ניהול זמן הוא בעצם שינוי ההתנהגויות שלכם, לא שינוי הזמן. מקום טוב להתחיל בו הוא לנטרל את אותם הדברים שמבזבזים את הזמן האישי שלך. לשבוע אחד, למשל, התחילו בהגדרת מטרה אחת, לדוגמא: החלטה שאינכם מתכוונים לקבל שיחות טלפון אישיות או להגיב להודעות טקסט שאינן קשורות לעבודה בזמן שאתם עובדים.
התחילו ליישם תוכנית לניהול זמן
חשבו על זה כהרחבה של הטיפ השלישי לניהול זמן. המטרה היא לשנות את ההתנהגויות שלכם לאורך זמן כדי להשיג כל מטרה כללית שהצבת לעצמך, כגון הגדלת הפרודוקטיביות שלך או הפחתת שעות העבודה והלחץ האישי שלך. אז אתה צריך לא רק להגדיר את היעדים הספציפיים שלך אלא לעקוב אחריהם לאורך זמן כדי לראות אם אתה משיג אותם או לא.
השתמשו בכלי ניהול זמן יעיל
בין אם זה ניהול יומן, שימוש בתוכנה או אפליקציית בטלפון , הצעד הראשון לניהול פיזי של הזמן שלך הוא לדעת מהן הפעולות שעליך לבצע עכשיו או בהמשך השבוע ולתכנן איך אתה הולך לנצל את הזמן שלך באופן יעיל. תוכנה כגון היומן של גוגל, למשל, מאפשרת לך לתזמן אירועים בקלות וניתן להגדיר כך שתזכיר לך אירועים מראש, מה שיקל על ניהול הזמן שלך.
תעדוף ללא רחמים
עליך להתחיל כל יום בפגישה המתעדפת את המשימות לאותו יום והגדרת רף הביצועים שלך. אם יש לך 20 משימות ליום נתון, כמה מהן אתה באמת צריך לבצע?
למד להאציל סמכויות ו/או להשתמש במיקור חוץ
האצלה היא אחד הדברים הקשים ביותר ללמוד איך לעשות עבור בעלי עסקים רבים, אבל לא משנה כמה העסק שלך קטן, אין צורך שתהיה מופע של אדם אחד – אתה צריך לתת לאנשים אחרים לשאת חלק מהעומס . האצלת סמכויות או משימות יעזרו לך לחלוק את המשימות שעדיף להשאיר למישהו אחר, כדי שתוכל להפיק את המרב מהזמן שיש לך כבעל העסק.
קבעו שגרות והיצמדו אליהן ככל שניתן
אמנם יתעוררו משברים כאלו ואחרים, אבל אתה תהיה הרבה יותר פרודוקטיבי אם אתה תוכל לעקוב אחר הזמן שלך ותתחיל להכניס זאת לשגרת היום יום שלך, לפחות ברוב הזמן. עבור רוב האנשים, יצירה ומעקב אחר ניהול זמן מאפשרים להם להגיע ממש למשימות היום יום החשובות עבור ניהול תקין של העסק במקום לבזבז זמן במשימות לא רצויות המבזבזות זמן יקר שלך בתור בעל העסק.
הגדירו מגבלות זמן למשימות
לדוגמה, קריאה ומענה לאימייל יכול לצרוך את כל היום שלך אם תאפשר זאת. במקום זאת, הגדר מגבלה של שעה אחת ביום למשימה זו והיצמד אליה. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא להקצות זמן מוגדר מראש בכל יום למשימה זו במקום לענות לדוא"ל לפי דרישה. לצורך העניין – חצי שעה בבוקר וחצי שעה לקראת סוף היום.
ודא שהמערכות שלך מסודרות
האם אתם מבזבזים הרבה זמן בחיפוש אחר קבצים או התכתבויות במחשב שלכם ? במידה וכן, תתחילו לארגן את הכל במערכת לניהול קבצים . האם מערכת התיוק שלכם מאטה אתכם? עשו זאת מחדש, כך שהוא יהיה מאורגן במצב בו אתם תוכלו למצוא כל קובץ, התכתבות או הצעת מחיר במהירות ובקלות ללא צורך בחיפוש ארוך ומייגע בכל הניירת הלא רלוונטית.
אל תבזבזו זמן יקר
בשגרת היום יום שלנו, אין לנו את הפריבילגיה של ניצול זמן באופן מקסימלי ואי אפשר להימנע מהמתנה למישהו או למשהו . בין אם מדובר מפגישות עם לקוחות, המתנה לנציג טלפוני או לרופא שיניים לצורך העניין. אבל אתם לא צריכים פשוט לשבת בחוסר מעש מוחלט. הנגישות לטכנולוגיה של היום, מקלה על העבודה בכל מקום שבו אתם נמצאים, המחשב הנייד, הטאבלט או הסמארטפון שלך יעזרו לכם להישאר מחוברים ומעודכנים בכל עת. אתם יכולים לבדוק מיילים, לקרוא דוחות פיננסיים של העסק, להוציא הצעות מחיר או לתכנן את הקמפיין השיווקי הבא שלכם.
הזמן שלכם שייך לכם
הטיפים שקיבלתם כאן יעזרו לכם לתכנן ולנהל את הזמן היקר שלכם. זיכרו, יש לנו רק 24 שעות ביממה וניהול זמן יעיל ונכון יעזרו לכם להתייעל בכל הקשור לניהול הזמן שלכם במהלך יום העבודה, להתרכז בדברים החשובים ולהימנע מבזבוזי זמן. אתם יכולים להיות בשליטה ולהשיג את המטרות היומיות שאתם רוצים להשיג לאחר שתתחילו לנהל נכון את הזמן שלכם.
יגאל כהן הוא יועץ פיננסי המתמחה בהתייעלות עסקית ואישית, צבירת הון ונכסים מניבים להכנסה פסיבית בדרך לחופש כלכלי.
תוכלו לבקר אותנו בעמוד העסקי בפייסבוק בקישור הבא: יגאל כהן